利用規約（事業者向け）

この規約は、〔運営者の名称〕（以下「運営者」といいます。）が提供する「はたサポ」の、事業者による利用条件を定めます。別紙1と別紙2は、この規約の一部です。

第1条（定義）

「事業者」は、はたサポを契約して使う会社などです。「事業場」は、ストレスチェックを実施する単位となる事業所です。はたサポでは1つの事業者を1つの事業場として登録し、複数の事業場がある場合は事業場ごとに分けて登録します。

「管理者」は、事業者側で設定と実施の管理を行う担当者です。「実施事務従事者」は、実施者の指示のもとで個人の結果を扱う事務を行う、人事権のない担当者です。「部門長」は、担当部署と事業場全体の集団分析を職場環境の改善に使う担当者です。「人事権」は、受検する人の解雇・昇進・異動に直接の権限を持つことです。

「担当専門職」は、事業者を担当する医師・保健師などです。「実施者」は、ストレスチェックの実施者です。「申出先」は、面接指導の申出を受け付ける医師または地域産業保健センター（以下「地産保」といいます。）です。「担当医師」は、申出を受け付けて面接指導を行う医師です。事業者に向けて情報を出すことを「共有」、本人に向けて出すことを「公開」といいます。

第2条（適用と契約の成立）

事業者を代表して契約する権限のある管理者が、この規約と別紙に同意して新規登録を完了したときに、利用契約が成立します。同意した版と日時を記録します。事業者は登録内容を正確かつ最新に保ちます。

契約期間は〔契約期間〕、更新は〔更新の有無・条件〕です。個別の申込条件は契約前に提示し、この規約との優先関係は〔個別条件との優先関係〕とします。個人情報の取扱いでは別紙2を優先します。

第3条（アカウントと権限）

事業者は、管理者・実施事務従事者・部門長の権限を必要な範囲で付与し、異動・退職・人事権の変更を速やかに反映します。担当者にこの規約と社内の規程を守らせ、情報の取扱いを監督します。管理者であることだけでは個人の結果は見られません。

実施事務従事者は、人事権が「なし」と登録された人だけを選任し、本人による役割と守秘義務の確認を受けます。実施事務従事者と部門長は、本人だけが知るパスワードを設定してから利用します。人事権が「なし」でなくなった場合（「あり」または「未確認」）、実施事務従事者としての利用は止まり、「なし」に戻ると再開します。

ID・パスワードを他人に使わせず、端末と出力物を管理します。不正利用の疑いは管理者または運営者に速やかに連絡し、必要な緊急停止を行います。再開には、ほかの管理者（いない場合は運営者）の手配と本人によるパスワードの再設定が必要です。

第4条（サービスの内容）

はたサポは、ストレスチェックの実施の事務、面接指導の申出と進行、医師の意見と就業上の措置の記録、集団分析、委員会・周知の記録、労働基準監督署への報告に必要な人数の集計、健康状態ヒアリングと健康相談チャットを支えます。分担は別紙1、情報の取扱いは別紙2とプライバシーポリシーによります。

利用するだけで事業者の法令上の義務がすべて果たされるものではありません。医師の意見を受けた措置の決定・実施や報告の提出などは、事業者が行います。

第5条（料金と支払い）

基本料金は〔基本料金・課金単位・消費税の扱い〕、従量料金は〔対象業務・単価・算定方法〕、支払いは〔支払期日・支払方法〕とします。Stripeを利用する決済では契約・請求情報を取り扱わせ、従業員の情報・健康情報は送りません。

未払いの場合は〔催告方法・支払猶予期間〕を設け、解消されなければ停止・終了できます。実施中の受検、面接指導と記録の保全に配慮して調整します。日割り・返金・途中解約の精算は〔精算条件〕とします。料金の変更は契約条件と第14条に従って事前に案内します。

第6条（事業者が行うこと）

事業者は、衛生委員会等で実施方法・体制・情報の取扱いを調査審議し、衛生委員会がない場合は関係労働者の意見を聴く機会を設けます。ストレスチェック実施規程と健康情報等の取扱規程を定めて周知し、実施者の意見を聴いて年度ごとの実施計画を確定します。

対象者、従業員規模、人事権などを正しく登録し、実施回を設定して適用法令に従って定期に実施します。受検を強制せず、受検しないこと、結果の共有に同意しないこと、面接指導を申し出ることを理由に不利益な取扱いをしません。結果や相談内容を人事評価に使いません。

利用者向け利用規約に同意せず、はたサポで受検しない従業員には、別の受検方法を用意します。健康状態ヒアリング・健康相談チャットの利用や結果共有への同意を、受検の条件にしません。〔要確認：利用者向け規約への同意を利用の前提とし、事業者が別の受検方法を用意する構成の適法性〕

面接指導を遅滞なく受けられる時間を確保し、医師の意見を聴き、本人の意見も聴いたうえで必要な就業上の措置を決めて実際に行います。就業上の措置は決定日と登録した人を記録し、本人向けの内容・期間・決定日を本人に公開します。報告が必要な事業場は、集計を確認して所轄の労働基準監督署へ自ら報告します。

集団分析は職場環境の改善に使い、個人を推測したり、部署の人や部下の評価に使ったりしません。部門長にも守らせます。医師の意見や外部から取り込んだ結果・原本は、措置の検討に必要な範囲で扱います。

第7条（依頼先の職種と研修の修了の確認）

依頼先の職種と、必要な場合の研修の修了を確認するのは事業者の責任です。実施者は、医師・保健師、または所定の研修を修了した歯科医師・看護師・精神保健福祉士・公認心理師とし、面接指導は医師に依頼します。実施者と申出先の依頼を区別します。

登録内容や選択の制限は、資格・研修修了の公的な証明ではありません。はたサポは登録先の機関へ自動照会しません。事業者は、はたサポを使うかどうかを問わず必要な確認をし、事業者側の専門職との選任・指定の契約を別途結びます。

第8条（はたサポ運営による閲覧）

運営者は、問い合わせ、障害、不正利用と法令への対応に必要な範囲で、すべての事業者の結果や健康状態ヒアリングの会話などを画面から閲覧することがあります。通常の権限・役割とは別の運営上のアクセスです。医師用記録の本文と健康相談チャットの会話本文は画面では閲覧できませんが、障害の調査などでデータベースを直接確認することがあり、その確認は〔データベースを直接確認する手順と記録の方法〕によります。

調査では理由・範囲・期限（最長90日）を記録し、その事業者へのアクセスを調査に結びつけて操作ログに残します。調査の記録がない場合も、運営者にはすべての事業者の情報を画面から閲覧できる権限があり、閲覧は操作ログに残ります。目的外の閲覧は行いません。〔要確認：全情報へのアクセス権限の範囲、必要性の統制と本人への説明〕

第9条（AIの利用）

健康状態ヒアリングと健康相談チャットでは、質問・回答の作成などにOpenAI社の外部AIサービスを使い、会話や関連する評価・検索用情報を米国へ送ります。氏名・メールアドレス・社員番号を送信項目として組み立てませんが、自由記述に含まれた場合は送られることがあります。詳細は別紙2とプライバシーポリシーによります。

ストレスチェックの点数と判定にAIは使わず、調査票ごとの基準で計算します。実施者が面接指導が必要／不要と判断します。「支援の必要性の目安」は診断ではなく、健康相談チャットは医療機関での相談の代わりにはなりません。

第10条（禁止事項）

なりすまし、アカウントの貸与、不正アクセス、権限の制限を避ける操作、同意の強制、個人の推測、目的外の利用・共有、サービスの妨害、法令や他人の権利に反する利用をしません。同意に基づき読み取り専用で確認する結果を、撮影や書き写しなどで持ち出しません。

実施者への橋渡しや終了時の返却データなど、認められた出力は所定の手順と社内の規程に従い、受け渡し先・保管・廃棄を管理します。

第11条（サービスの限界と責任）

医学的な判断、面接指導と医師の意見は、専門職が資格と役割の範囲で責任を持って行います。事業者は表示だけで医学的な判断や措置を決めません。運営者は自らが負う契約上・法令上の義務について責任を負います。

運営者の軽過失による債務不履行・不法行為の賠償は、通常かつ直接の損害を対象とし、上限を〔事業者に対する責任の上限額・算定期間〕とする案とします。故意・重過失による損害や法令上制限できない責任には適用しません。〔要確認：事業者向け責任制限の範囲と上限の妥当性〕

健康状態ヒアリングの緊急対応は、画面に示す対応時間内で行い、常時監視や即時の連絡を保証するものではありません。担当が対応時間を登録していない場合は「平日 9:00〜17:00（土日祝日・年末年始を除く）」と表示します。緊急の兆候は時間外も事業者へ回さず、本人には時間帯にかかわらず119番などの相談先を示します。〔要確認：時間外の案内と担当不在時の運用の確定〕

第12条（契約の終了と返却データ）

解約は〔解約の方法・申出期限〕に従い、〔終了日の決定方法〕で終了日を定めます。重大な違反は是正を求め、〔是正期間〕内に解消されなければ終了できます。緊急の不正利用など催告が適さない重大な事由は、法令に従って直ちに停止・終了できます。

終了日までは利用でき、翌日からその事業者の利用者は通常の利用のためにログインできません。専門職もその事業者の通常業務として情報を利用できなくなります。記録の保存は続きます。

運営者が終了日を記録した時点から返却期限まで、管理者は面接指導の結果の記録（共有された医師の意見、取り込んだ結果と原本）を、実施事務従事者は本人が同意し撤回していないストレスチェックの結果を出力できます。返却期限は原則として終了日の30日後とし、運営者が延長などの変更をする場合は理由を記録します。終了日の翌日から返却期限までは、管理者と実施事務従事者が出力のためだけにログインできます。事業者は返却期限までに出力し、必要な残りの期間を自ら保存します。

返却は法令で事業者に保存が求められる記録に限ります。医師用記録、本人向けのまとめ、同意のない結果、健康状態ヒアリング・健康相談チャットの内容、ユーザー・部署、受検状況、就業上の措置、委員会・周知の記録、操作ログなどは返しません。〔要確認：返却範囲、就業上の措置等を含めない扱いと必要な記録の確保方法〕

保存と削除は別紙2第7条によります。契約終了時にすべてを即時削除する取扱いではありません。

第13条（サービスの変更・停止）

保守、障害、不正利用への対応、災害、外部サービスの停止などで、必要な範囲の停止・変更を行うことがあります。予定する停止や重要な変更は事前に案内し、緊急時は事後速やかに案内します。業務と記録への影響を抑えるよう対応します。

全体を終了する場合は〔サービス終了の事前通知期間〕前までに通知し、保存・返却と実施中の面接指導などの引継ぎを調整します。

第14条（利用規約の変更）

事業者一般の利益に適合する場合、または契約の目的に反せず必要性・内容の相当性などから合理的な場合に、民法第548条の4に従って変更できます。変更する旨、内容、効力発生日を画面などで事前に周知します。

同条の要件を満たさない変更は個別に同意を求めます。重要な変更は再同意の対象とし、版と日時を記録します。以前の同意を新たな目的の健康情報の取得や結果共有への同意として扱いません。

第15条（反社会的勢力の排除）

事業者と運営者は、自らと役員等が暴力団その他の反社会的勢力に該当せず、資金提供・便宜供与などをしないことを表明し、将来も該当しないことを保証します。暴力、脅迫、不当な要求、信用を害する行為をしません。違反が判明した場合、相手方は催告なく解除できます。解除した当事者は、解除によって違反した当事者に生じた損害を賠償しません。

第16条（秘密保持）

事業者と運営者は、この契約に関して知った相手方の技術上・営業上の秘密を、相手方の承諾なく第三者に開示せず、この契約の目的の外で使いません。公知の情報、正当な権限を持つ第三者から秘密保持義務を負わずに取得した情報、独自に作った情報、法令に基づき開示を求められた情報は除きます。この義務は契約の終了後も〔秘密保持義務の存続期間〕続きます。個人情報の取扱いは、この条ではなく別紙2によります。

第17条（準拠法・管轄・連絡先）

日本法を準拠法とする案とし、第一審の合意管轄裁判所は〔管轄裁判所・専属または非専属の別〕とします。〔要確認：準拠法と合意管轄の確定〕

所在地は〔運営者の所在地〕、連絡先は〔運営者の窓口・連絡方法〕です。

別紙1（ストレスチェック等の実施業務の委託に関する特約）

第1条（委託業務）

事業者は、回答の回収、結果の保存、お知らせ、受検の勧奨などの実施の事務を運営者に委託します。運営者は実施者の指示と事業者が定めた目的の範囲で扱います。実施の事務に従事する運営者の従業者は労働安全衛生法第105条の守秘義務を負い、運営者はこれを守らせます。

はたサポの医師が実施者・申出先を務める場合、実施計画への意見、面接指導が必要／不要との判断、申出の勧奨、面接指導、医師の意見の共有を、それぞれの役割として行います。

第2条（実施体制と分担）

実施者と申出先がいずれもはたサポを使う場合（パターン1）は、専門職が画面で判断・面接指導・医師の意見の共有を行い、事業場の実施事務従事者は必須ではありません。事業者側の専門職も承諾した役割で担当します。

申出先だけがはたサポを使わない医師または地産保の場合（パターン2）は、実施事務従事者が連絡・日時の案内・結果と原本の取り込みを行います。地産保は従業員規模50名未満の事業場で選び、申込みの際に本人の同意を得て、得点と判定の根拠を含む依頼情報を渡します。

実施者がはたサポを使わず申出先が使う場合（パターン3）は、実施事務従事者が高ストレスの人の結果帳票・判断票を実施者に渡し、署名済みの判断票と原本に基づき代理登録します。申出の勧奨も実施者の指示で行います。双方が使わない場合（パターン4）は、パターン2と3の事務を行います。

パターン2〜4では有効な実施事務従事者を置き、いなければ回答受付を開始できません。橋渡しの帳票は実施の事務として扱い、本人同意による相談・支援目的の共有と区別します。実施事務従事者自身は医学的な判断をしません。

第3条（判定と面接指導）

事業者は、実施者の意見と衛生委員会等の調査審議を踏まえ、調査票と、調査票で決まる評価方法・高ストレス者の選定基準を実施計画で定めます。調査票ごとのはたサポ共通の基準で高ストレスかどうかを判定し、高ストレスの人について実施者が面接指導が必要／不要と判断します。実施者の氏名・判断日時を本人に示し、必要と判断された人は申し出られます。不要の場合は理由と相談窓口を示します。高ストレスと判定されなかった人は申出の対象に加えません。

申出はその回の結果を事業者に提供することへの同意として扱い、結果そのものは申出先・担当医師が確認します。管理者・実施事務従事者には、申出があったこと、実施者が面接指導が必要と判断したこと（実施者の氏名と判断日）と、申出日・実施日・対応状況などの進捗を示し、面接指導で話した内容は含みません。

オンラインでは本人確認、プライバシー、通信環境、緊急時の対応を確保し、適さない場合は対面などへ調整する案とします。〔要確認：情報通信機器を用いた面接指導に関する通達の要件と事業者・医師の分担〕

第4条（結果の共有と記録）

相談・支援目的の個人の結果は、本人が結果を確認した後、結果ごとに同意した場合だけ、人事権のない実施事務従事者に共有します。管理者・部門長には共有しません。ストレスチェックは判定・項目別評価・得点・セルフケアコメント・追加設問への回答と計算値、健康状態ヒアリングは回答・会話・項目別結果・まとめ・支援の必要性の目安を対象とし、詳細は結果画面の説明に従います。

目的は相談への対応、専門職への取次ぎ、支援の案内で、人事評価に使わず、結果を管理者や上司にそのまま伝えません。同意は両機能で別々に記録し、結果画面で変更・撤回できます。撤回後は次の操作から閲覧できません。同意した版と日時を保存し、前の同意を新しい文面へ広げません。

医師用記録は本人にも事業者にも公開・共有せず、本人向けのまとめは医師が本人に公開します。医師の意見は、医師が事業者に共有したものだけを管理者・実施事務従事者が確認します。外部から取り込んだ結果・原本は措置の検討に用い、画面での閲覧・ダウンロードを案件ごとに記録します。

第5条（集団分析とメール）

事業者側には10人未満の集団を示さず、差し引きで値が求められないよう、ほかの集団もあわせて伏せます。実施者は10人未満の集団も確認できます。労働基準監督署への報告の人数と健康相談チャットの分類別件数は、集団分析とは別に扱います。

メールは画面の確認を案内し、回答・得点・判定・面接指導の内容などを書きません。受検の案内・リマインドには氏名、実施回、回答状況、期限、回答画面へのリンクを含むことがあります。

第6条（健康状態ヒアリングと緊急対応）

健康状態ヒアリングは法定のストレスチェックとは別の任意の機能です。担当専門職は職種や実施者かどうかを問わず、担当事業者の回答・会話・結果を確認できます。緊急の兆候は緊急対応の担当が確かめ、必要に応じて本人に連絡します。依頼は承諾で有効になり、担当がいなければはたサポ標準の医師が担当します。

緊急の兆候は事業者側に通知せず、時間外も事業者へ回さず本人に相談先を示します。ただし、本人が結果の共有に同意した場合は、同意の範囲（状態のまとめと支援の必要性の目安を含みます）で実施事務従事者が確認し、至急の相談を勧める内容であることもその中で示されます。対応時間と限界は本則第11条によります。

健康相談チャットの会話本文と利用者の一覧は、事業者側にも担当専門職にも示しません。管理者と担当専門職には、利用者数・利用件数・相談の分類ごとの件数などの集計だけを示します。

第7条（実施者・申出先の変更）

はたサポを使う専門職への変更は、その専門職が承諾するまで現在の体制を維持します。はたサポを使わない専門職への変更は、登録した時点で切り替わります。実施者の変更は回答受付を始めていない実施回から適用し、開始済みの回は元の実施者が最後まで担当します。変更が及ぶ年度の実施計画は新しい実施者の意見を聴いて改訂します。

申出先は承諾時点で切り替わり、未受付の申出も新しい申出先が受け付けます。実施計画を改訂して実施者へ報告します。受付済みの案件は担当医師の対応を基本とし、必要な引継ぎを調整します。

第8条（保存）

記録は最低5年、契約中は5年を超えても保存します。起算点・削除は別紙2第7条、終了時の返却は本則第12条によります。

別紙2（個人情報の取扱いに関する特約）

第1条（委託の範囲と立場）

運営者は、従業員の情報、部署・属性、受検状況、ストレスチェックの回答・結果、面接指導、就業上の措置、健康状態ヒアリング、健康相談チャット、同意の記録、操作ログを、事業者からの委託として契約と事業者が定める目的の範囲で扱い、事業者が監督します。委託であることは、事業者がすべての記録を見られることを意味しません。

専門職アカウント、事業者の契約・請求・連絡先、問い合わせ、ログイン前のアクセスの情報は、運営者が自ら扱います。〔要確認：従業員情報を委託として扱う整理、特に医師用記録の管理主体と開示請求の窓口〕

第2条（目的の制限）

委託された個人情報は実施・保存・連絡・支援・保守・法令対応に限って扱い、販売・広告などの独自目的に使いません。改善・統計には、個人を識別できず、ほかの情報との照合でも識別できない集計値だけを使い、個人の回答・会話をそのまま流用しません。〔要確認：委託の範囲と、改善・統計に用いる集計値の作成条件・利用範囲〕

第3条（安全管理と従業者の監督）

運営者は、権限によるアクセス制御、権限変更と健康情報の閲覧・更新・出力の記録、通信の暗号化、保存媒体とバックアップの暗号化などを行います。具体的な措置はプライバシーポリシー第8項のとおりとし、従業者に目的と守秘義務を守らせ、必要な監督を行います。

調査閲覧は本則第8条に従います。事業者も端末・認証情報・帳票・原本の保管と廃棄を管理し、目的外の指示や同意のない結果共有を求めません。

第4条（再委託と外部サービス）

事業者は次の一覧の範囲で再委託・外部サービスの利用を認めます。運営者は選定と必要な監督を行い、契約等で情報保護の義務を確保します。再委託によって運営者の責任はなくなりません。

追加・重要な変更は取扱情報、目的、所在国等とともに事前に通知し、異議への対応を協議します。通知期間等は〔再委託先の変更通知期間・異議への対応条件〕とします。必要な本人の同意を事業者の同意で代えません。

再委託先・外部サービスの一覧

AWS（Amazon Web Services） 用途：サーバー・データベース・バックアップなどの基盤です。 取扱情報：従業員情報・健康情報、アカウント、操作ログなどです。 保存先：東京リージョンです。提供事業者は米国の事業者です。

Amazon SES 用途：案内・お知らせ・リマインドのメール配信です。 取扱情報：宛先の氏名・メールアドレス、実施回、回答状況、期限、画面へのリンクなどです。回答・得点・判定・面接指導の内容は書きません。 配信・保持条件：〔Amazon SESの利用リージョン・配信ログと本文の保持条件〕です。 〔要確認：本番のメール送信サーバーがAmazon SESか。アプリは汎用のSMTPで送り、開発環境の設定はSES以外〕

OpenAI（米国） 用途：健康状態ヒアリング・健康相談チャットの質問・回答の作成、回答の意味の確認、検索用の処理（文章の数値化）などです。 取扱情報：質問・回答・最近の会話、関連する評価・要約・検索クエリ・参照資料などです。自由記述に氏名等があれば送られることがあります。 保存：応答の状態保存を抑える設定を使いますが、不正使用監視目的の保持が残り得ます。

Stripe 用途：事業者の請求・決済です。決済の機能を始めたときから使います。 取扱情報：契約・請求・連絡先・決済に必要な情報です。従業員の情報・健康情報は送りません。 位置づけ：従業員情報の再委託先ではなく、運営者が自ら扱う請求情報の外部サービスです。 〔要確認：Stripeの導入時期。現在は決済の機能がない〕

第5条（外国への送信）

OpenAI（米国）への送信は、必要な情報を説明し、利用前に本人の同意を得る構成を案とします。米国の制度と送信先の措置はプライバシーポリシー第7項によります。相当措置を根拠とする場合は、その継続的実施を確保する対応を行います。〔要確認：個人情報保護法第28条の本人同意・相当措置のいずれを根拠とするか、および説明・確認・情報提供の内容〕

AWSの東京リージョンでの保存と米国の事業者の利用を区別し、外国の制度とアクセスの可能性を踏まえて管理します。〔要確認：AWS・Amazon SES・Stripeの契約主体、処理国、外国からのアクセスと外的環境の把握に関する公表事項〕

第6条（漏えい等と監督への協力）

漏えい・滅失・毀損またはそのおそれを把握した場合、運営者は速やかに事業者へ通知し、事実、影響、原因、対応と再発防止策を順次報告します。拡大防止・調査・記録保全に協力します。

個人情報保護委員会への報告と本人への通知が必要な場合は法令に応じて分担し、委託元への通知による委託先の報告義務の例外を用いる場合も、法定の条件と期限を守ります。〔要確認：個人情報保護法第26条に基づく通知・報告の分担、連絡期限と必要事項〕

事業者の合理的な報告・監査の求めには、他の事業者と本人の秘密・安全を保護する方法で協力します。本人の開示・訂正・利用停止等の請求は事業者が受け付けて判断・回答し、運営者が支援します。医師用記録は第1条の整理を踏まえ、医師等と連携して扱います。

第7条（保存・返却・削除）

従業員に関する記録は最低5年保存し、契約中は5年を超えても残します。起算点の案は次のとおりです。 ・ストレスチェック・健康状態ヒアリングの結果：実施回の回答受付終了日です。 ・事業者への共有の同意の記録：同意・撤回した日です。 ・面接指導の申出・面接・意見・措置：申出の日です。 ・取り込んだ面接指導の結果・原本：取り込んだ日です。 ・実施事務従事者・部門長の選任・変更の履歴：記録した日です。 ・委員会・周知の記録：実施日です。 ・操作ログ：操作した日です。 ・健康相談チャットなど上記以外：〔記録別の保存期間の起算点〕です。

すべての記録に同じ法定保存義務があるという意味ではありません。〔要確認：記録別の法定・契約上の保存期間と起算点、特に面接指導等を申出日から数える案と健康相談チャット等の保存条件〕

契約終了時は本則第12条の範囲・期間で返却します。保存期間が満了し、契約が終了し、返却期限も過ぎた記録は削除予定として確認しますが、現在は実際の削除を行っていません。法務の確認と手順確定後に削除を開始する案とします。バックアップとログは〔バックアップ・ログの保持と削除の条件〕によります。〔要確認：削除開始の条件・期限、バックアップの消去と削除報告の方法〕